2.2 新手基础_Excel日常会计与财务管理高效办公必备-QQ阅读女生现言网

书名：Excel日常会计与财务管理高效办公必备
作者名：吴祖珍等编著
本章字数：2873字
更新时间：2020-06-25 22:25:05

2.2 新手基础

在Excel 2013中进行会计凭证管理需要用到的知识点包括插入工作表、设置数据格式、填充数据、定义名称等。不要小看这些简单的知识点，扎实地掌握这些知识点会让你的工作大有不同！

图2-3

2.2.1 插入工作表

在日常会计凭证管理工作中是不可能只用到一张工作表的，我们经常需要多张工作表来进行凭证管理。快速插入新的工作表，是我们必备的工作技能。

图2-4

2.2.2 设置金额为货币格式

在输入固定资产估值等金额类型数据的时候，我们需要为金额数据添加货币符号。如果在输入数据时一一为其添加，则会非常烦琐。其实，我们可以先输入数据，然后一次性地将需要添加货币符号的数据的数据设置为货币格式，这样操作既简单又不会出错。具体操作如下：

图2-5

图2-6

图2-7

货币格式是不是就是会计专用格式呢？

两者还是有细微区别的。主要是币种符号位置不同，货币格式的货币符号与数据是连在一起靠右显示的，而会计专用格式的货种符号是靠左显示，数字靠右显示。而且会计专用格式不能特殊设置负数的显示样式。

2.2.3 在连续单元格填充相同数据

在创建表格时，有时会遇到很多连续单元格的内容都相同的情况，一个一个单元格慢慢地输入内容需要花费很多时间，这就使我们的工作效率变低了。其实，Excel中有更简单的办法，我们可以利用填充柄来填充相同数据，具体操作如下：

图2-8

图2-9

图2-10

知识扩展

对于在连续的单元格中输入相同的数据，还可以利用命令操作的方法来实现。首先选中需要进行填充的单元格区域（注意，要包含已经输入的数据的单元格，即要有填充源）；然后在“开始”选项卡下“编辑”组中单击按钮，从打开的下拉菜单中选择填充方向即可。

2.2.4 直接定义名称

“定义名称”是Excel 2013中非常好用的一项工具。顾名思义，“定义名称”就是为一个区域、常量值，或者数组定义一个名称，它可以帮助我们快速定位指定的数据区域。例如，我们在编写公式时可以很方便地用所定义的名称引用指定数据区域，进而方便快捷地编写公式。下面介绍一个可以快速地将单元格区域定义为名称简单方法。

图2-11

知识扩展

在为单元格、数值、公式等定义名称时，定义的名称不能是任意的字符，需要遵循以下命名规则：

1）名称的第一个字符必须是字母、汉字或下划线，其他字符可以是字母、数字、句号和下划线。

2）名称不能与单元格名称相同。

3）名称之间不能有空格符，可以使用“.”。

4）名称长度不能超过255个字符，字母不区分大小写。5）同一工作簿中定义的名称不能相同。

如果定义名称时不遵守上述规则，就会弹出“Microsoft Excel 2013”对话框。

2.2.5 通过设置使系统只允许输入某类型的数据

Excel 2013中提供了“数据验证”功能，通过该功能我们可以设定输入规则。如果输入的数据不符合规则，则系统将拒绝用户所输入的数据。对一些特定的字段设置数据验证，如只允许输入整数、日期或时间等类型的数据，不仅可以大大提高数据录入的效率，还可以减少输入的错误概率。使指定单元格区域只接受输入大于某指定日期类型数据的操作如下：

图2-12

图2-13

图2-14

图2-15

提示

在“允许”下拉列表中还可以选择整数、时间等类型，用户可根据需要选择相应选项进行设置。

2.2.6 清除数据验证设置

如果需要重新更改单元格区域的数据验证，或者需要清除其设置，就可以通过以下方法进行设置。

图2-16

2.2.7 IF函数（根据条件判断而返回指定的值）

【函数功能】IF函数是根据指定的条件来判断其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），从而返回其相对应内容的函数。

【函数语法】IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

◆ Ogical_test：逻辑判决表达式。

◆ Value_if_true：当判断条件为逻辑“真”（TRUE）时，显示该处给定的内容。如果忽略，返回“TRUE”。

◆ Value_if_false：当判断条件为逻辑“假”（FALSE）时，显示该处给定的内容。如果忽略，返回“FALSE”。

运用IF函数可以帮助我们完成以下常见的工作任务：

1）判断数值在某区间时返回对应的比率。本例中想要依据员工的销售业绩计算出提成金额。具体要求：销售金额≤1000元的，提成率为5%；销售金额为＞1000～5000元的，提成率为8%；销售金额为＞5000～10000元的，提成率为10%；销售金额＞10000的，提成率为14%。具体操作如下：

图2-17

图2-18

公式解析

使用IF函数判断销售业绩是否大于10000元，若大于10000元，则返回14%；若不大于10000元，再用IF函数判断业绩是否大于5000元，若大于5000元，则返回10%；若不大于5000元，再使用IF函数判断业绩是否大于1000元，若大于1000元，则返回8%，否则返回5%。

2）对比两列数据中值是否相等。图2-19所示为产品销售价格统计表。表中产品条目非常多，如果想比较销售1部与销售2部对每种产品销售的价格是否一致，可以按如下操作来设置公式。

图2-19

图2-20

公式解析

先使用NOT函数求反值，判断各产品的统计价格是否相同；再使用IF函数根据NOT函数返回的各判断结果决定显示内容，如果不相等则显示为“请核对”，如果相等就显示为空单元格。

3）根据双条件判断完成时间是否合格。本例统计了不同项目中“总工”和“职员”的完成时间，要求根据职位和时间来判断最终的完成时间是否达到合格要求。具体要求：当职位为“总工”时，用时小于8h返回结果为“合格”，否则返回结果为“不合格”；当职位为“职员”时，用时小于10h返回结果为“合格”，否则返回结果为“不合格”。也就是说，要通过表格中的B列与C列的数据得到D列的结果，如图2-21所示。具体操作如下：

图2-21

图2-22

图2-23

公式解析

使用OR函数设定了两个条件：第一个表达式为使用AND函数判断B2单元格职位是否为“总工”，并且C2单元格中的时间是否小于10；第二个表达式为判断B2单元格职位是否为“职员”，并且C2单元格中的时间是否小于15。使用IF函数判断两个AND函数返回结果中是否有一个为真，如果有一个为真，返回“合格”，否则返回“不合格”。