- Excel 2016办公应用从入门到精通
- 龙马高新教育
- 6732字
- 2020-07-09 18:53:47
第2章 Excel 2016的基本操作
本章导读
本章节主要学习Excel工作簿和工作表的基本操作。对于初学Excel的人员来说，可能会将工作簿和工作表搞混淆，而这两者的操作又是学习Excel时首先应该了解的。
思维导图
2.1 创建工作簿
工作簿是指在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，在Excel 2016中，其扩展名是“.xlsx”。通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件。新建工作簿的方法有以下几种。
2.1.1 创建空白工作簿
创建空白工作簿的具体操作步骤如下。第1步启动Excel 2016后，在打开的界面单击右侧的【空白工作簿】选项。
第2步系统会自动创建一个名称为“工作簿1”的工作簿。
2.1.2 使用联机模板创建工作簿
Excel 2016提供了很多在线模板，通过这些模板，读者可以快速创建有内容的工作簿。例如，对于希望能自己制作一个个人月度预算工作簿的用户来说，通过Excel联机模板就可以轻松实现，具体的操作步骤如下。
第1步单击【文件】按钮，在弹出的下拉列表中选择【新建】选项，然后选择【新建】区域的【个人月度预算】样式。
读者也可以在【搜索联机模板】文本框中输入需要的模板类别，单击【搜索】按钮
可快速搜索模板。第2步系统会自动打开该模板，此时用户只需在表格中输入相应的数据即可。
2.2 保存工作簿
保存工作簿的方法有多种，常见的有初次保存工作簿、保存已经存在的工作簿、另存为工作簿及自动保存工作簿等。本节就来介绍保存工作簿的方法。
2.2.1 保存新建工作簿
工作簿创建完毕之后，就要将其进行保存以备今后查看和使用。在初次保存工作簿时需要指定工作簿的保存路径和保存名称。
具体的操作步骤如下。
第1步在新创建的Excel工作界面中，单击【文件】按钮，在弹出的类别中选择【保存】菜单命令，或按下【Ctrl+S】组合键，也可以单击【快速访问工具栏】的【保存】按钮。
第2步右侧窗口弹出另存为显示信息，单击【浏览】按钮。
第3步打开【另存为】对话框。在【保存位置】下拉列表中选择工作簿的保存位置，在【文件名】文本框中输入工作簿的名称，在【保存类型】下拉列表中选择文件要保存的类型。设置完毕后，单击【保存】按钮即可。
2.2.2 保存已有工作簿
对于已有的工作簿，当打开并修改完毕，只需单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，就可以保存已经修改的内容。
2.2.3 另存工作簿
如果想将修改后的工作簿另外保存一份，而保持原工作簿的内容不变，可以对工作簿做“另存为”操作，具体操作步骤如下。
第1步单击【文件】选项卡，在弹出的【文件】列表中选择【另存为】选项，在【另存为】区域单击【浏览】按钮。
第2步在弹出的【另存为】对话框中设置工作簿另存后的名称、存储路径及类型等，然后单击【保存】按钮即可。
2.2.4 自动保存
为了防止由于停电或死机等意外情况造成工作簿中的数据丢失，用户可以设置工作簿的自动保存功能。具体操作步骤如下。
第1步单击【文件】按钮，在弹出的菜单中选择【选项】命令。
第2步打开【Excel选项】对话框，选择【保存】选项，并选择【保存自动恢复信息时间间隔】复选项，然后设定自动保存的时间和保存位置。单击【确定】按钮即可。
2.3 工作簿的基本操作
Excel 2016对工作簿的操作主要有新建、保存、打开、切换及关闭等。
2.3.1 打开和关闭工作簿
当需要使用Excel文件时，用户需要打开工作簿。而当用户不需要时，则需要关闭工作簿。
1.打开工作簿
打开工作簿的具体步骤如下。
第1步在文件上双击，即可使用Excel 2016打开此文件。
第2步或选择【文件】→【打开】菜单命令。
第3步打开【打开】对话框，在【查找范围】下拉列表中选择文件所在的位置，在其下方的列表框中列出了该驱动器中所有的文件和子文件夹。双击文件所在的文件夹，找到并选中打开的文件，然后单击【打开】按钮即可。
2.关闭工作簿
可以使用以下两种方式关闭工作簿。方法1：单击窗口右上角的【关闭】按钮。
方法2：选择【文件】→【关闭】命令。
2.3.2 工作簿的复制和移动
复制是指工作簿在原来的位置上保留，而在指定的位置上建立源文件的复制；移动是指将工作簿从原来的位置移到指定的位置上。
1.工作簿的复制
第1步单击选择要复制的工作簿文件；如果要复制多个，则可在按住【Ctrl】键的同时单击要复制的工作簿文件，也可以按住鼠标左键不放，进行拖曳操作，从而选择连续的多个工作簿。
第2步按【Ctrl+C】组合键，复制选择的工作簿文件，将选择的工作簿复制到剪贴板中。打开要复制到的目标文件夹，按【Ctrl+V】组合键粘贴文档，将剪贴板中的工作簿复制到当前的文件夹中。
2.工作簿的移动
第1步单击选择要移动的工作簿文件，如果要移动多个，则可在按住【Ctrl】键的同时单击要移动的工作簿文件。按下【Ctrl+X】组合键剪切选择的工作簿文件，将选择的工作簿移动到剪贴板中。
第2步打开要移动到的目标文件夹，按【Ctrl+V】组合键粘贴文档，将剪贴板中的工作簿移动到当前的文件夹中。
2.3.3 工作簿版本和格式的转换
使用Excel 2016创建的工作簿格式为“.xlsx”，只有Excel 2007及以上的版本才能打开，如果想让Excel 2003打开该工作簿，就需要将工作簿的格式转换为“.xls”。具体操作步骤如下。
第1步选择需要进行格式转换的文件，单击【文件】按钮，从弹出的下拉列表中选择【另存为】选项，单击【另存为】区域右下角的【浏览】按钮。
第2步打开【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Excel 97-2003工作簿（*.xls）】选项。
第3步设置完毕后，单击【保存】按钮，即可将该文件保存为Excel 2003格式文件，可以看到“工作簿1”的扩展名为“.xls”。
除了保存为Excel 2003格式，也可以在保存类型中选择其他格式，如HTML、JPG、PDF等常用格式文件。
2.3.4 保护工作簿
对于特殊的工作簿，读者有时候需要进行保护操作，具体操作步骤如下。
第1步单击【文件】按钮，在打开的列表中选择【信息】选项，在【信息】区域单击【保护工作簿】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【用密码进行加密】选项。
第2步打开【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入密码，单击【确定】按钮。
第3步打开【确认密码】对话框，再次输入上面的密码，单击【确定】按钮。
第4步当下次再次打开该工作簿时，会弹出【密码】对话框，输入设置的密码，单击【确定】按钮即可取消保护。
第5步另外，读者还可以在打开的工作簿中，单击【审阅】按钮，在【更改】选项组中单击【保护工作簿】按钮。
第6步打开【保护结构和窗口】对话框，默认情况下，【结构】和【窗口】复选框是被选中状态的，读者可以根据实际的工作需要进行选择。如果不需要保护结构，可以取消对应的复选框，然后输入保护工作簿的密码，单击【确定】按钮。
第7步弹出【确认密码】对话框，再次输入上面的密码，单击【确定】按钮完成操作。
2.3.5 共享工作簿
在Excel 2016中，读者可以将工作簿进行共享操作，这样其他人就可以通过网络查看共享的工作簿。具体操作步骤如下。
第1步在打开的工作簿中，单击【审阅】按钮，在【更改】组中单击【共享工作簿】按钮。
第2步打开【共享工作簿】对话框，单击【编辑】按钮，如果允许其他用户修改和合并工作簿，可以选择【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框。
第3步单击【高级】按钮，用户可以设置修订、更新、用户间的修订冲突等选项，这样可以进一步细化其他用户的操作权限。
第4步单击【确定】按钮，打开【另存为】对话框，选择在局域网中的位置，输入文件名后，单击【保存】按钮。
第5步此时工作簿即处于在局域网中共享的状态，在工作簿上方显示“共享”字样。
2.4 工作表的基本操作
工作表是工作簿的组成部分，默认情况下，每个工作簿都包含1个工作表，名称为“Sheet1”。使用工作表可以组织和分析数据，用户可以对工作表进行“插入”“删除”“重命名”“显示”“隐藏”等操作。
2.4.1 插入工作表
插入工作表也被称为添加工作簿，在工作簿中插入一个新工作表的具体步骤如下。第1步打开需要插入工作表的文件，在文档窗口中右击工作表Sheet1的标签，然后在弹出的菜单中选择【插入】菜单命令。
第2步打开【插入】对话框，选择【常用】选项卡，选择【工作表】选项，单击【确定】按钮，即可插入一个名称为Sheet2的工作表。
另外，用户也可以单击工作表Sheet1右侧的【新工作表】按钮
插入新的工作表Sheet2。
2.4.2 删除工作表
为了便于管理Excel表格，应当将无用的Excel表格删除，以节省存储空间。删除Excel表格的方法有以下两种。
（1）选择要删除的工作表，然后在【开始】选项卡的【单元格】选项组中单击【删除】按钮，在弹出的菜单中选择【删除工作表】命令，即可将选择的工作表删除。
（2）在要删除的工作表的标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【删除】菜单命令，也可以将工作表删除，该删除操作不能撤销，即工作表被永久删除。
2.4.3 选择工作表
在对工作表进行操作之前，需要先选中它。本节将学习各种选择工作表的方法。
1.用鼠标选定Excel表格
用鼠标选定Excel表格是最常用、最快速的方法，只需在Excel工作表标签上单击即可。例如，下图中单击选择Sheet3工作表。
2.选定连续的Excel表格
第1步在Excel表格下方的工作表考勤卡上单击，选定该工作表。
第2步按住【Shift】键的同时选定最后一个表格的标签，即可选定连续的Excel表格。
3.选择不连续的工作表
若要选定不连续的Excel表格，按住【Ctrl】键的同时选择相应的Excel表格即可。例如，下图中选择考勤卡和Sheet2工作表。
2.4.4 重命名工作表
每个工作表都有自己的名称，默认情况下以Sheet1、Sheet2、Sheet3……命名工作表。这种命名方式不便于管理工作表，为此用户可以对工作表进行重命名操作，以便更好地管理工作表。
重命名工作表的方法有两种，分别是直接在标签上重命名和使用快捷菜单重命名。
1.在标签上直接重命名
第1步新建一个工作簿，双击要重命名的工作表的标签Sheet1（此时该标签以灰度底纹显示），进入可编辑状态。
第2步输入新的标签名，即可完成对该工作表标签进行的重命名操作。
2.使用快捷菜单重命名
第1步在要重命名的工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令。
第2步此时工作表标签以灰度底纹显示，然后输入新的标签名，即可完成工作表的重命名。
2.4.5 移动和复制工作表
在工作簿中可以对工作表进行复制和移动操作。
1.移动工作表
移动工作表最简单的方法是使用鼠标操作，在同一个工作簿中移动工作表有两种方法。
（1）直接拖曳法。
第1步选择要移动的工作表的标签，按住鼠标左键不放。
第2步拖曳鼠标让指针到工作表的新位置，黑色倒三角
会随鼠标指针移动而移动。释放鼠标左键，工作表即移动到新的位置。
（2）使用快捷菜单。
第1步在要移动的工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】选项。
第2步在弹出的【移动或复制工作表】对话框中选择要插入的位置。
第3步单击【确定】按钮，即可将当前工作表移动到指定位置。
另外，工作表不但可以在同一个Excel工作簿中进行移动，还可以在不同的工作簿中进行移动。若要在不同的工作簿中移动工作表，则要求这些工作簿必须是打开的。其步骤如下。
第1步在要移动的工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制】选项。
第2步打开【移动或复制工作表】对话框，在【将选定工作表移至工作簿】下拉列表中选择要移动到的目标位置，在【下列选定工作表之前】选项中选择要插入的位置。
第3步单击【确定】按钮，即可将当前工作表移动到指定位置。
2.复制工作表
用户可以在一个或多个Excel工作簿中复制工作表，有两种操作方法。
（1）使用鼠标复制。
用鼠标复制工作表的步骤与移动工作表的步骤相似，在拖动鼠标的同时按住【Ctrl】键即可。
第1步选择要复制的工作表，按住【Ctrl】键的同时单击该工作表。
第2步拖曳鼠标让指针移动到工作表的新位置，黑色倒三角
会随鼠标指针移动而移动。释放鼠标左键，工作表即复制到新的位置。
（2）使用快捷菜单复制。
第1步选择要复制的工作表。在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】选项。
第2步在弹出的【移动或复制工作表】对话框中选择要复制的目标工作簿和插入的位置，然后选择【建立副本】复选框。
第3步单击【确定】按钮，即可完成复制工作表的操作。
2.4.6 显示和隐藏工作表
为了防止他人查看工作表中的数据，可以设置工作表的隐藏功能，将包含非常重要的数据的工作表隐藏起来，当想要再查看隐藏后的工作表，则可取消工作表的隐藏状态。
隐藏和显示工作表的具体操作步骤如下。
第1步选择要隐藏的工作表，然后单击【开始】按钮，在【单元格】选项组中单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【隐藏和取消隐藏】命令，在弹出的子菜单中选择【隐藏工作表】命令。
第2步选择的工作表即可隐藏。
第3步单击【开始】按钮，在【单元格】选项组中单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【隐藏和取消隐藏】菜单命令，在弹出的子菜单中选择【取消隐藏工作表】菜单命令。
第4步在弹出的【取消隐藏】对话框中选择要显示的工作表。
第5步单击【确定】按钮，即可取消工作表的隐藏状态。
2.4.7 设置工作表标签的颜色
Excel系统提供了工作表标签的美化功能，用户可以根据需要对工作表标签的颜色进行设置，以便于区分不同的工作表。
设置工作表标签颜色的具体操作步骤如下。
第1步选择要设置颜色的“Sheet1”标签。选择【格式】→【工作表】→【工作表标签颜色】选项，或右击“Sheet1”标签，在弹出的快捷菜单中选择【工作表标签颜色】选项，然后在弹出的子菜单中选择需要的颜色。
第2步选择完成后，即可应用选中的颜色。
2.4.8 保护工作表
Excel提供了保护工作表的功能，以防止其被更改、移动或删除某些重要的数据。具体的操作步骤如下。
第1步选择要保护的工作表。单击【开始】按钮，在【单元格】选项组中单击【格式】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【保护工作表】选项。
第2步在弹出的【保护工作表】对话框中，用户可以选择需要保护的内容，然后输入取消工作表保护需要的密码，单击【确定】按钮。
第3步单击【确定】按钮，在弹出的【确认密码】对话框中重新输入密码，单击【确定】按钮即可完成工作表的保护。
高手支招
◇恢复未保存的工作簿
读者有时候会因为误操作而关闭Excel 2016，此时工作簿还没有被保存，虽然文档有自动保存功能，但是只能恢复到最近一次自动保存的内容，那么如何来解决这个问题呢？下面将来学习如何恢复未保存的工作簿，具体操作步骤如下。
第1步单击【文件】按钮，在弹出的菜单中选择【选项】命令。
第2步弹出【Excel选项】对话框，选择【保存】选项，并选择【如果我没有保存就关闭，请保留上次自动保留的版本】复选项，然后设定自动保存文件的位置。单击【确定】按钮即可。
第3步单击【文件】按钮，在弹出的菜单中选择【打开】菜单命令。在【打开】区域单击【恢复未保存的工作簿】按钮。
第4步打开【打开】对话框，选择需要恢复的工作簿，单击【打开】按钮，即可恢复未保存的工作簿。
◇删除最近使用过的工作簿记录
Excel 2016可以记录最近使用过的Excel工作簿，用户也可以将这些记录信息删除。
第1步在Excel 2016程序中，单击【文件】按钮，在弹出的列表中选择【打开】选项，选择【最近】选项，即可看到右侧列表中，显示了最近打开的工作簿信息。
第2步右击要删除的记录信息，在弹出的菜单中，选择【从列表中删除】菜单命令，即可将该记录信息删除。
如果用户要删除全部的打开信息，可选择【消除已取消固定的工作簿】命令，即可快速删除。
◇修复损坏的Excel工作簿
对于已经损坏的工作簿，可以利用Excel 2016修改它，具体操作步骤如下。
第1步启动Excel 2016程序，选择【文件】→【打开】菜单命令，单击【浏览】按钮，弹出【打开】对话框，选择要打开的工作簿文件。单击【打开】按钮右侧的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择【打开并修复】选项。
第2步弹出一个信息提示框，单击【修复】按钮，Excel将修复工作簿并打开，如果修复不能完成，则单击【提取数据】按钮，只将工作簿中的数据提取出来。
◇工作表之间快速切换的技巧
当一个工作簿中有多个工作表时，可以利用鼠标右键在多个工作表之间快速切换，具体操作如下。
第1步在打开的工作簿中右击工作表编辑区域左下角的
或
按钮。
第2步在弹出的【激活】对话框中选择需要的工作表，单击【确定】按钮，即可完成工作表的切换。
