1.1 基本类型数据的输入_Excel数据处理与分析一本通-QQ阅读女生幻言网

书名：Excel数据处理与分析一本通
作者名：刘松云编著
本章字数：6200字
更新时间：2020-08-28 05:25:18

1.1　基本类型数据的输入

在使用Excel办公的过程中经常会用到的数据类型有常规文本、数字、日期等。针对不同的数据类型，我们可以通过对单元格格式的设置，采用不同的输入方式，提高办公效率。

1.1.1　数据的输入和编辑方法

Excel工作表由若干个单元格构成，在工作表中输入内容即是指在不同的单元格中输入内容。

直接用鼠标单击选中单元格，便可开始在单元格中输入内容，如图1-1所示。输入完成后按Enter键确认输入，用户可以通过键盘上的“↑”“↓”“←”“→”按键快速切换到下一个需要输入内容的单元格。

图1-1

数据输入完成后如果要进行修改可以选中单元格，在单元格上方双击，让单元格呈可编辑状态，然后进行修改，或者选中单元格，在编辑栏中进行修改，如图1-2所示。若要删除单元格中的内容，选中单元格后按删除键即可删除。

图1-2

默认情况下数据输入完成后按Enter键会自动切换到下方单元格，但是每个人的使用习惯不同，这时候可以修改Enter键切换的方向。修改方法如下：在功能区中单击“文件”按钮，在“文件”菜单中单击“选项”，如图1-3所示。打开“Excel选项”对话框，选择“高级”选项，在“高级”界面中单击“方向”下拉按钮，在展开的列表中选择新的切换方向，最后单击“确定”按钮即可，如图1-4所示。

图1-3

图1-4

知识延伸：调整单元格的宽度将其中的内容全部显示出来

有时候用户在单元格中输入数值后，按下Enter键单元格中会出现“#######”或者以科学计数法显示的类似“3.58E+08”这样的符号，如图1-5所示。这是由于单元格中的数值过多，单元格的宽度不足以将其中的内容全部显示出来。只要增加单元格的宽度便可以解决这个问题，如图1-6所示。将光标移动到单元格所在列的右侧边线上，按住鼠标左键，拖动鼠标增加列的宽度，即单元格的宽度。

图1-5

图1-6

1.1.2　数值型数据的输入方法

数值型数据在Excel中最为常见，输入数值型数据有很多的技巧，比如通过某种设置可以自动输入小数点、货币符号以及其他数据符号等。

（1）统一小数位数

在输入数字的时候如果输入的数值有整数有小数而且小数的位数不统一，那么输入到单元格中之后就会显得很不整齐。这时候用户可以将数值设置成统一的小数位数，这样就可以保持数值整齐美观。

步骤01 选中需要设置统一小数位数的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“数字”选项，如图1-7所示。

图1-7

步骤02 选中区域中已输入的数值被自动设置成了两位小数，继续向下输入数值，无论在单元格中输入几位小数的数值，按Enter键后单元格中自动保存两位小数，如图1-8所示。

图1-8

在日常工作中两位小数比较常用，在“数字格式”列表中设置较为快捷。如果用户需自定义小数位数，需要在“设置单元格格式”对话框中进行。

步骤01 单击“数字”组右下角的“数字格式”按钮，如图1-9所示，打开“设置单元格格式”对话框。

图1-9

步骤02 在“数字”选项卡中选择“数值”选项。单击“小数位数”数值框中的“增加”或“减少”按钮来调整小数位数，或者直接手动输入小数位数，如图1-10所示。单击“确定”按钮关闭对话框。

图1-10

技巧点拨：快速增加或减少数值的小数位数

在“数字”组中单击“增加小数位数”或“减少小数位数”按钮，如图1-11所示，可以快速增加或减少所选单元格中数值的小数位数。

图1-11

（2）自动输入小数点

当需要输入大量小数时可以提前启用自动插入小数点功能。打开“Excel选项”对话框，打开“高级”界面，勾选“自动插入小数点”复选框，设置好“位数”，如图1-12所示。“位数”根据将要输入的最大小数位数设置，例如将要输入的数值中小数位数最大的是2位，就设置“位数”为“2”。

图1-12

返回工作表，在单元格中输入“3”按Enter键后会得到“0.03”，输入“30”会得到“0.3”，输入“300”会得到“3”。输入的数值自动缩小100倍，如图1-13所示。

图1-13

在输入完小数后要及时取消“自动输入小数点”的设置，以免妨碍以后对整数的输入。在“Excel选项”对话框中取消对“自动插入小数点”复选框的勾选即可取消。

（3）设置小数点对齐

当输入数值的小数位数差别很大时查看起来十分的费劲，为了让这些小数更易查看可以将所有数值按小数点对齐。设置统一的小数位数是一种方法，除此之外也可以通过自定义单元格格式，让数字按小数点对齐。

步骤01 选中需要设置小数点对齐的单元格区域，在选区上方右击，弹出右键快捷菜单，选择“设置单元格格式”选项，如图1-14所示。

图1-14

步骤02 打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入“???.0???”，如图1-15所示，最后单击“确定”按钮关闭对话框。

图1-15

在图1-16中可以看到选区中的数值已经按照小数点对齐，整数也用“0”自动添加了一位小数。

图1-16

知识延伸：自定义格式中的“？”

自定义格式“???.0???”中的“?”是数字占位符，当单元格中实际数值位数少于自定义的单元格格式中占位符位数时，会在小数点两侧增加空格补齐，小数点后面的“0”是为了当单元格中存在整数时，以0来补一位小数。

（4）输入会计专用格式数值

Excel在会计行业应用很广泛，从事会计工作的用户可以使用会计专用格式输入数值。

选中需要设置会计专用格式的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“会计专用”选项，如图1-17所示。选区内的数值随即自动添加货币符号以及千位分隔符，并自动增加两位小数，如图1-18所示。

图1-17

图1-18

如果用户尝试在“数字格式”下拉列表中选择“货币”选项，会发现货币格式和会计专用格式十分相似，这两者的区别在于货币格式用于表示一般货币数值，会计格式可以对一列数值进行小数点对齐。

用户也可以手动添加货币符号或千位分隔符。在“数字”组中单击“”按钮，可以为数值添加千位分隔符。单击“”下拉按钮，在下拉列表中可以选择需要添加的货币符号类型，添加货币符号的同时会自动添加千位分隔符。

（5）输入带有单位的数值

当需要为录入的数值添加单位时，一个又一个地添加既麻烦又浪费时间，其实只要掌握了格式设置的技巧，不用手动输入，单元格中就能自动出现单位。

选中需要添加单位的单元格区域，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中选择“自定义”选项，在“类型”列表框中选择“G/通用格式”选项，然后修改格式为“G/通用格式″mg/m³″”，如图1-19所示。最后单击“确定”按钮关闭对话框。

图1-19

此时，被选中的数值自动添加了“mg/m³”单位符号，如图1-20所示。在选区中的空白单元格中继续输入数值，按下Enter键后所输数值也自动添加单位，如图1-21所示。

图1-20

图1-21

技巧点拨：“m³”的输入方法

现在大多数用户使用的是拼音输入法（搜狗输入法、QQ输入法），直接打出“立方”的拼音即可出现“m³”符号，如图1-22所示。

图1-22

（6）输入以“0”开头的数值

在Excel中经常会遇到输入以“0”开头的数值的情况，如输入序号、编码之类的数据，可是一般情况下当我们把以“0”开头的数值输入到单元格中之后，只要一按Enter键最前面的“0”就会消失。那么要怎样设置才能让数值前面的“0”显示呢？方法有很多种，下面介绍常用的设置方法。

步骤01 选中需要输入数据的单元格区域，按Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡中选择“文本”选项，如图1-23所示，单击“确定”按钮关闭对话框。

图1-23

步骤02 此时在单元格中输入以“0” 开头的数值，按Enter键后 “0” 可以正常显示，如图1-24所示。

图1-24

选中任意一个以“0”开头的数值，在编辑栏中可以看到数字前面都有一个“′”单引号，如图1-25所示。如果不对单元格做文本格式处理，直接在单元格中输入“′”符号，再输入以“0”开头的数值，同样可以将“0”显示出来。

图1-25

需要注意的是单引号必须是在英文状态下输入才有效。

在设置了文本格式的单元格中输入数字后，单元格左上角会出现一个绿色的小三角，这是因为Excel的后台错误检查功能检查到了错误。选中单元格，单击右侧出现的按钮，在下拉列表中选择“忽略错误（I）”选项，如图1-26所示，这个绿色的三角就会消失。

图1-26

（7）在已有数值前面添加“0”

将单元格设置成文本格式后可以输入以“0”开头的数值，要想在已有数据前面批量添加“0”可以自定义单元格格式。

步骤01 选中需要在前面添加“0”的数据区域，如图1-27所示，按Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框。

图1-27

步骤02 在“数字”选项卡中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入“″00″#”，单击“确定”按钮关闭对话框，如图1-28所示。

图1-28

如图1-29所示，可以看到选中区域内的数字前面全部自动添加了两个零。

图1-29

知识延伸：自定义格式中的“#”

自定义格式“″00″#”中的 “#” 是占位符，作用是显示单元格中有意义的数字，“00”表示在数字前面添加两个零。

（8）输入百分比数值

在输入各种增长率、利率数据的时候都要在数值后面添加百分比符号，如果输入的数量较少可以手动输入百分比符号，如果是批量输入百分比数据最好先设置一下单元格格式，实现自动输入百分比数值的效果。

步骤01 选中需要输入百分比数值的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“百分比”选项，如图1-30所示。

图1-30

步骤02 所选区域中的数值随即变成了百分比数值，小数位数自动保留两位，如图1-31所示。

图1-31

在“数字”组中单击“”按钮或者直接使用快捷键Ctrl+Shift+%也可以将单元格设置成百分比格式，只是此方法设置的百分比格式默认四舍五入只保留整数。比如在单元格中输入1.5，按Enter键后单元格中显示“2%”，如图1-32所示。

图1-32

在“设置单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡，在“百分比”界面中可以设置小数位数，如图1-33所示。

图1-33

（9）输入分数

默认情况下在单元格中输入“1/2”，如图1-34所示，按Enter键后单元格中显示的却是“1月2日”，如图1-35所示。输入分数为什么会自动变成日期呢，这是因为在常规格式下输入“1/2”这样的数据时，只要“/”前面的数字在1～12之间，“/”后面的数字在1～31之间，系统就会将这个数据默认为是日期。

图1-34

图1-35

要想正常地输入分数，需要将单元格格式修改成分数格式。

步骤01 选中需要输入分数的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“分数”选项，如图1-36所示。

图1-36

步骤02 设置成分数格式后在单元格中输入“0.5” 按Enter键后自动变成 “1/2”，输入“12.3”按Enter键后变成“12 1/3”，如图1-37所示。如果直接输入“1/2”，也不会再变成日期。

图1-37

在“设置单元格格式”对话框中的“分数”界面可以设置分数的分母类型，如图1-38所示。

图1-38

（10）输入负数

负数也是Excel中经常会使用的数值，负数的输入方法很简单，直接在数字前面加“-”或者将数字输入在括号中，按Enter键后都可以得到负数。例如，在单元格中输入“（5）”（图1-39），或者“-5”，按Enter键后都会得到“-5”，如图1-40所示。

图1-39

图1-40

技巧点拨：输入带括号的数值

如果想在单元格中输入带括号的数值可以提前将单元格格式设置成“文本”格式。在“开始”选项卡中的“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在列表中选择“文本”选项，如图1-41所示，可快速将所选单元格设置成文本格式。

图1-41

1.1.3　日期和时间的输入技巧

日期和时间其实也是数字的一种，只是Excel对日期的格式有专门的规定，在Excel中标准的日期以“/”“-”或者“年、月、日”作为连接符。

（1）输入日期

当用户直接在单元格中输入“5/17”或者“5-17”，如图1-42所示，按Enter键后单元格中都会显示“5月17日”，而在编辑栏中显示的则是“2018/5/17”，如图1-43所示，Excel默认以计算机当前年份作为所输入日期的年份。

图1-42

图1-43

如果直接输入年份不论是以“/”还是“-”作为连接符，确认输入后单元格中都是以“/”作为连接符。比如分别在单元格中输入“2017-5-18”和“2017/5/18”，如图1-44所示，按Enter键后单元格中都会显示“2017/5/18”，如图1-45所示。

图1-44

图1-45

用户也可以直接在单元格中输入“5月17日”或者“2018年5月17日”这种标准型的日期。

（2）统一日期格式

在Excel中输入日期时应尽量保持统一的格式，在“开始”选项卡“数字”组中的“数字格式”下拉列表中有“短日期”和“长日期”两种比较常用的日期类型可供选择，如图1-46所示。

图1-46

用户如果要选择其他日期格式可以打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中的“日期”界面拖动“类型”列表框右侧滑块查看所有日期类型，最后选择需要的类型，如图1-47所示。单击“确定”按钮后即可将所选单元格区域设置成相应的日期格式。

图1-47

（3）自定义日期格式

除了内置的日期类型，用户还可以根据需要自定义日期格式。一般情况下Excel认可的日期连接符只有“/”和“-”，通过自定义日期格式可以让其他符号成为日期中的连接符号。

在单元格中输入“2017.3.1”在“数字格式”文本框中可以查看到此时的单元格格式为“常规”，如图1-48所示。这说明输入的并不是日期，而是一组普通的数字，说明不能通过修改日期格式来改变这组数字的类型。

图1-48

要想输入“2017.3.1”这种类型的日期可以根据标准日期进行自定义设置。先在单元格中输入标准日期“2017/3/1”，然后将其选中。打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中选择“自定义”选项。在“类型”文本框中输入“yyyy″.″m″.″d;@”，如图1-49所示，单击“确定”按钮关闭对话框。所选的日期类型随即变成“2017.3.1”。打开“数字格式”下拉列表可以发现此时的日期可以更改类型。这说明Excel承认这组数值是日期，如图1-50所示。

图1-49

图1-50

（4）输入时间并设置时间格式

在Excel中输入时间很简单，例如在单元格中输入“16:30:06”按Enter键后即可得到相应的时间，如图1-51所示。我们还可以让所输入的时间以更专业的格式显示，例如将时间以“16时30分06秒”或者“4:30 PM”等格式显示。在“设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡内选择“时间”选项，在“类型”列表中可以选择不同的时间格式，如图1-52所示。