2.2　制作“企业内部工作流程图”

案例说明

企业内部工作流程图可以帮助企业管理者了解不同部门的工作环节，将多余的环节去除，更改不合理的环节。管理者将修订好的工作流程图发送给下属，可以让下属人员清楚自己的工作流程，从而将管理变得简单便捷，提高工作人员的效率。

“企业内部工作流程图”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

企业内部工作流程图和企业组织结构图不同，组织结构图的结构比较单一，通常是由上而下的结构，这种结构可以利用PowrPoint 2016中的SmartArt图形模板修改制作，从而提高了制作效率。但是不同的企业不同的部门有不同的工作方式，其流程图结构多样，在SmartArt图形中难以找到合适的模板，此时可以通过绘制形状和箭头的方法，灵活绘制流程图。制作者应当根据企业内部的工作流程，选择恰当的形状进行绘制，然后调整形状的对齐效果，再在形状中添加文字，最后再修饰流程图，完成制作。具体思路如下图所示。

步骤详解

2.2.1　制作工作流程图标题

工作流程图文档应当有一个醒目的标题，它既突出主题，又起到修饰作用。在标题设置时，可以插入图片素材和设置字体格式，从而达到美化标题的目的。

1.插入素材图片

为了让标题醒目，可以插入素材图片作为标题的背景，插入图片后注意调整图片的大小和位置。

第1步：打开“插入图片”对话框。新建文档，保存并命名为“企业内部工作流程图”。①将光标放到文档中间的位置，表示要将图片插入到这里；②单击“插入”选项卡“插图”组中的“图片”按钮，如下图所示。

第2步：插入图片。①打开“插入图片”窗口，选择“素材文件/第2章/横栏.tif”文件；②单击“插入”按钮，如下图所示。

第3步：调整插入图片的大小。图片插入后，将光标放到图片右下方，当它变成倾斜的双箭头时，按住鼠标左键拖动缩小图片，如右上图所示。

2.设置标题文本

完成素材背景的制作后，就可以输入标题文本，并将其置于背景图片之上。

第1步：插入文本框。完成标题背景制作后，就可以插入文本框输入标题文字。①单击“插入”选项卡下的“文本”组中的“文本框”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“绘制横排文本框”选项，如下图所示。

专家点拨

插入文本框时，还可以选择“绘制竖排文本框”，这种文本框适合于比较复古的内容排版，如诗歌、古文。竖排文本框输入内容后，读者的阅读顺序是从上往下阅读。

第2步：设置文本框格式。按住鼠标左键不放，在页面中绘制文本框。①在文本框中输入标题文字；②选中文本框，单击“绘图工具-格式”选项卡下的“形状填充”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“无填充”选项，如下图所示。按照同样的方法，设置文本的边框为无填充色。

第3步：设置标题格式。设置标题的字体格式和字号，如下图所示。

第4步：设置标题的宽度。①选中标题，单击“调整宽度”按钮，在弹出的“调整宽度”对话框中设置标题的宽度为“14字符”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第5步：打开文字“颜色”对话框。①选中标题中的“XXX企业”；②单击“字体颜色”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“其他颜色”选项，如下图所示。

第6步：设置字体颜色参数。①在打开的“颜色”对话框中按照下图所示设置颜色；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第7步：调整文本框位置。完成标题文字的制作后，调整文本框的位置，效果如下图所示。

2.2.2　绘制流程图

利用Word 2016的形状绘制流程图，主要掌握不同形状的绘制方法，以及形状的对齐调整方法。

1.绘制流程图的基本形状

一张完整的流程图通常由1～2种基本形状构成，不同的形状有不同的含义。如果是相同的形状，可以利用复制的方法来快速完成。具体操作如下。

第1步：选择“矩形”形状。①单击“插入”选项卡下的“形状”按钮；②在弹出的下拉列表中选择“矩形”选项，如下图所示。

专家点拨

在所需要形状上单击鼠标右键，选择“锁定绘图模式”命令，可以在界面中连续绘制多个图形。当绘制完成后，按Esc键即可退出绘图状态。

第2步：绘制矩形。在Word界面中，按住鼠标左键不放，拖动绘制矩形，如下图所示。

第3步：复制两个矩形。第一个矩形绘制完成后，选中该矩形，连续两次按Ctrl+D组合键，复制出另外两个矩形，并调整位置，如右上图所示。

第4步：选择“菱形”形状。①单击“插入”选项卡下的“形状”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“菱形”选项，如下图所示。

第5步：绘制菱形并复制形状。①在界面中按住鼠标左键不放，拖动绘制一个菱形；②选中菱形，按下Ctrl+D组合键，复制出一个菱形；③选中矩形，按下Ctrl+D组合键，复制出一个矩形，与两个菱形并排，如下图所示。

专家答疑

问：绘图时如何灵活利用Ctrl和Shift键辅助绘图？

答：在Word中绘制形状时，按住Ctrl键拖动绘制，可以使鼠标位置作为图形的中心点，按住Shift键拖动进行绘制则可以绘制出固定宽度比的形状，如按住Shift键拖动绘制矩形，则可绘制出正方形，按住Shift键绘制圆形则可绘制出正圆形。

第6步：复制矩形。选中矩形，连续三次按下Ctrl+D组合键，复制出3个矩形，如下图所示。

2.绘制流程图箭头

连接流程图最常用的形状便是箭头，根据流程图的引导方向不同，箭头类型也有所不同。绘制不同的箭头，只需要选择不同形状的图标便可开始绘制。

第1步：选择“箭头”形状。①单击“插入”选项卡下的“形状”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“直线箭头”选项，如下图所示。

专家点拨

在绘制箭头、线条时，如果需要绘制出水平、重直或呈45°及其倍数方向线条，可在绘制时按住Shift键；绘制具有多个转折点的线条可使用“任意多边形”形状，绘制完成后按Esc键退出线条绘制即可。

第2步：绘制第一个箭头。为了便于箭头保持水平，按住Shift键，再按住鼠标左键不放，拖动并绘制箭头，如下图所示。

专家点拨

直线也可以变成箭头，方法是选中直线，进入“设置形状格式”窗格，设置“箭头前端类型”“箭头末端类型”选项箭头形状即可。

第3步：绘制其他箭头。按照相同的方法，绘制其他箭头，如下图所示。

第4步：选择“肘形箭头连接符”。①单击“插入”选项卡下的“形状”按钮；②在弹出的下拉列表中选择“连接符：肘形箭头”选项，如下图所示。

第5步：绘制第一个肘形箭头。按住鼠标左键不放，拖动并绘制肘形箭头，如下图所示。

第6步：调整肘形箭头。肘形箭头绘制完成后，单击箭头上的黄色点，并按住鼠标左键不放，拖动这个点，调整肘形箭头的形状，如下图所示。

第7步：绘制其他肘形箭头。按照相同的方法，完成其他肘形箭头的绘制。此时便完成了流程图的基本形状绘制，效果如下图所示。

3.调整流程图的对齐方式

手动绘制的流程图完成后，往往存在布局上的问题，如形状之间没有对齐，形状之间的距离有问题，此时需要进行调整，主要用到Word 2016的“对齐”功能。

第1步：将第二、三排形状往下移。审视整个流程图，发现彼此间的距离太紧，需要拉开距离。按住Ctrl键，选中下面两排的图形。然后按↓方向键，让这两排图形向下移动，如下图所示。

第2步：将第三排形状往下移。按住Ctrl键，选中第三排图形。然后按↓方向键，让这排图形向下移动。此时便将3排图形之间的距离拉大，如下图所示。

第3步：查看完成距离调整的流程图。完成距离调整后，再调整一下箭头的长度，效果如下图所示。

第4步：调整第一排形状，使其垂直居中。①按住Ctrl键，选中第一排的形状；②单击“绘图工具-格式”选项卡下的“排列”组中的“对齐”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“垂直居中”选项，如下图所示。

第5步：调整第二、三排形状，使其垂直居中。按照同样的方法调整第二排形状垂直居中。①选中第三排形状；②执行“垂直居中”命令，如下图所示。

第6步：调整形状，使其左对齐。①按住Ctrl键，同时选中第一排和第二排的第一个矩形；②在“对齐”下拉列表中选择“左对齐”选项，如下图所示。

第7步：调整形状，使其水平居中。①按住Ctrl键，同时选中第一排和第二排的第二个形状；②在“对齐”下拉列表中选择“水平居中”选项，如下图所示。

第8步：调整形状，使其水平居中。①按住Ctrl键，同时选中第一排和第二排的第三个形状；②在“对齐”下拉列表中选择“水平居中”选项，如下图所示。此时便完成了流程的形状对齐调整。

2.2.3　添加流程图文字

手动绘制的流程图是由形状组成的，因此添加文字其实是在形状中输入文本。而不是像SmartArt图那样，自带有输入文字的地方。因此，如果需要为箭头添加文字，则需要绘制文本框。

1.在形状中添加文字

在形状中添加文字的方法是，将光标置入形状中，然后就可以输入文字了。

第1步：在第1个形状中输入文字。将光标放在左上角的形状中，输入文字，如下图所示。

第2步：完成其他文字输入。按照相同的方法，完成流程图内其他形状的文字输入，如下图所示。

2.为箭头添加文字

为箭头添加文字，需要绘制文本框。根据文字显示方向的不同，可以灵活选择横向或竖向文本框。

第1步：选择文本框类型。①单击“插入”选项卡下的“文本”组中的“文本框”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“绘制横排文本框”选项，如下图所示。

第2步：绘制文本框。按住鼠标左键不放，拖动绘制文本框，如下图所示。

第3步：输入文字并设置文本框格式。①在文本框中输入文字；②选中文本框，单击“绘图工具-格式”选项卡下的“形状填充”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“无填充”选项；④在“形状轮廓”下拉列表中选择“无轮廓”选项，如下图所示。

第4步：选择竖排文本框。①单击“插入”选项卡下的“文本”组中的“文本框”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“绘制竖排文本框”选项，如下图所示。

第5步：绘制竖排文本框并输入文字，完成格式调整。竖排文本框的绘制方法和横排文本框一致。绘制完成后，输入文字，并设置文本框无填充色、无轮廓即可。将第二排的箭头复制一个到左边，补上遗漏的箭头，效果如下图所示。

2.2.4　修饰流程图

利用形状绘制的流程图在进行颜色、效果、字体的修饰时，没有系统预置的整套样式可用，只能单独设置格式。

1.调整流程图的颜色

流程图中的颜色也有代表意义，不能随心所欲地设置颜色。流程图中有两种形状，代表两种流程，那么可以为这两种形状设置不同的颜色。

第1步：打开形状样式列表。按住Ctrl键，选中所有的矩形，单击“绘制工具-格式”选项卡下的“形状样式”组中的“其他”按钮，如右上图所示。

第2步：选择形状样式。在打开的样式列表中选择形状样式，如选择“强烈效果-绿色，强调颜色6”样式，如下图所示。

第3步：打开形状样式列表。同时选中两个菱形，单击“绘制工具-格式”选项卡下的“形状样式”组中的“其他”按钮，如下图所示。

第4步：选择形状样式。在打开的样式列表中选择形状样式，如选择“强烈效果-橙色，强调颜色2”样式，如下图所示。

2.设置流程图形状效果

流程图的样式设置完成后，可以为形状设置效果。可以设置的效果有阴影、映像、发光、柔化边缘、棱台、三维旋转等。效果不宜设置太多，选择1～2种效果即可。

第1步：设置阴影效果。①按住Ctrl键，选中流程图中的所有形状，单击“绘图工具-格式”选项卡下的“形状效果”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“阴影”；③选择级联列表中的“偏移：下”选项，如下图所示。

第2步：设置映像效果。①选择“形状效果”列表中的“映像”选项；②选择“半映像：接触”效果，如下图所示。

第3步：查看完成设置的流程图。完成颜色和效果设置的流程图如下图所示。

3.设置流程图箭头样式

流程图中，箭头也是重要元素，箭头的设置主要有加粗线条设置和颜色设置。

第1步：设置箭头的粗细。①按住Ctrl键，选中所有箭头，单击“绘图工具-格式”选项卡下的“形状轮廓”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“粗细”选项；③选择“1.5磅”选项，如下图所示。

第2步：设置箭头的颜色。①单击“形状轮廓”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“黑色，文字1”选项，如下图所示。此时便完成了箭头样式的设置。

4.调整流程图文字格式

流程图不仅要注重形状的样式，文字同样要进行调整。文字的调整，要注意两点：第一，颜色是否与背景形状的颜色形成对比，方便辨认；第二，文字的字体、粗细是否方便辨认。

第1步：设置矩形形状的文字格式。按住Ctrl键，选中所有的矩形，在“开始”选项卡下的“字体”组中设置文字的字体为“黑体”、颜色为“黑色、文字1”、字号为“小四”，并且加粗显示，如下图所示。

第2步：设置菱形形状的文字格式。按住Ctrl键，选中所有的菱形，在“开始”选项卡下的“字体”组中设置文字的字体为“黑体”、颜色为“白色，背景1”，字号为“小四”，并且加粗显示，如下图所示。

第3步：设置文本框的文字格式。按住Ctrl键，选中所有的文本框，在“开始”选项卡下的“字体”组中设置文字的字体为“黑体”、颜色为“黑色、文字1”、字号为“五号”、并且加粗显示，如右上图所示。

第4步：查看完成制作的流程图。此时流程图的设置便完成了，效果如下图所示。

专家答疑

问：使用形状绘制SmartArt图时，形状的选择有否有相应的讲究？

答：有讲究。在绘制SmartArt图中的形状时，根据流程的不同，形状的选择也有不同。例如，矩形代表过程、菱形代表决策。在流程图中，有选择分支的地方通常会用菱形。打开“形状”下拉列表，将光标放到“流程图”中的形状上，可以看出该形状代表的含义。