5.1　审阅“员工绩效考核制度”

案例说明

员工绩效考核制度是公司行政管理人员制作的一种文档。文档制作完成后，需要提交给上级领导，让领导确认内容是否无误。领导在查看员工绩效考核制度时，可以进入修订状态修改自己认为不对的地方，也可以添加批注，对不明白或者需要更改的地方进行注释。当文档制作人员收到反馈后，可以回复批注进行解释或修改。

进行修订和添加批注后的“员工绩效考核制度”文档如下图所示。

思路解析

对员工绩效考核制度进行修订和批注的目的和方式是有所区别的。修订文档是直接在原内容上进行更改，只不过更改过的地方会添加标记，文档制作者可以选择接受或拒绝修订。而批注的目的相当于注释，对文档有误或有疑问的地方添加修改意见或疑问。具体思路如下图所示。

步骤详解

5.1.1　检查和修订考核制度

文档完成后，通常需要提交给领导或相关人员审阅，领导在审阅文件时，可以使用Word 2016中的修订功能，在文档中根据自己的修改意见进行修订，同时将修改过的地方添加上标记，以便让文档原作者检查、改进。

1.拼写和语法检查

在编写文档时，偶尔可能会因为一时疏忽或误操作，导致文章中出现一些错别字或词语甚至语法错误，利用Word中的拼写和语法检查可以快速找出和解决这些错误。

第1步：执行拼写检查命令。按照路径“素材文件\第5章\员工绩效考核制度.docx”打开素材文件；①切换到“审阅”选项卡；②单击“校对”组中的“拼写和语法”按钮，如下图所示。

专家点拨

拼写和语法检查不仅可以在“审阅”选项卡下利用“拼写和语法”功能检查，还可以打开文档的语法检查功能。方法是单击“文件”菜单中的“选项”命令，在“Word选项”对话框的“校对”选项卡中选中“在Word中更正拼写和语法时”下面的选项即可。文档中有拼写和语法错误的内容下方会出现波浪线等标记。

第2步：忽略错误。此时在文档的右侧弹出“语法”窗格，并自动定位到第一个有语法问题的文字位置。如果有错误，直接进行更正即可；如果无错误，单击“忽略”按钮即可，如右上图所示。

第3步：查看下一处错误。在上一个步骤中忽略了语法错误，会进行下一处错误的查找；如果没有错误，继续单击“忽略”按钮，直到完成文档所有内容的错误查找，如下图所示。

2.在修订状态下修改文档

在审阅文档时，审阅者可以进入修订状态，对文档进行格式修改、内容的删除或添加。所有进行过操作的地方都会被标记，文档原作者可以根据标记来决定接受或拒绝修订。

第1步：进入修订状态。①单击“审阅”选项卡下“修订”组中的“修订”下拉按钮；②选择下拉列表中的“修订”选项，如下图所示。

第2步：修改标题格式。①进入修订状态后，直接选中标题；②在“开始”选项卡下的“字体”组中调整标题的字体、字号和加粗格式，此时在页面右边的窗格中就出现了修订标记，如下图所示。

第3步：添加内容。将光标定位到“第3条”内容末尾的句号前，按Delete键删除“。”，再输入“，”和其他文字内容。此时添加的文字下方有一条横线，如下图所示。

第4步：删除内容。将光标定位到“第4条”下“公正，”后面，按Delete键删除多余的内容。此时被删除的文字上被添加了一条横线，如下图所示。

第5步：让修订在批注框中显示。在前面添加和删除内容的操作中，看不到批注框中的标记内容，可以通过设置批注框的显示来查看修订内容。①单击“审阅”选项卡下“修订”组中的“显示标记”下拉按钮；②选择下拉列表中的“批注框”选项；③在级联列表中选择“在批注框中显示修订”选项，如下图所示。

第6步：查看批注框中的内容。页面右边出现了批注框，里面显示了有关修订操作的批注，如下图所示。

第7步：设置审阅窗格。文档修订后，可以打开审阅窗格，里面显示了有关审阅的信息。①单击“审阅”选项卡下“修订”组中的“审阅窗格”下拉按钮；②选择下拉列表中的“垂直审阅窗格”选项，如下图所示。

第8步：查看审阅窗格。此时在页面左边出现了垂直的审阅窗格，可以在这里看到有关修订的信息，如下图所示。

第9步：退出修订。单击“审阅”选项卡下“修订”组中的“修订”按钮，可以退出修订状态，如下图所示。

第10步：逐条查看修订。当完成文档修订并退出修订状态后，可以单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“下一处”按钮，逐条查看有过修订的内容，如下图所示。

第11步：接受修订。如果认同别人对文档的修改，可以接受修订。①单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“接受”下拉按钮；②选择下拉列表中的“接受所有修订”选项，如下图所示。

第12步：拒绝修订。如果不认同别人对文档的修订，可以拒绝修订。①单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“拒绝”下拉按钮；②选择下拉列表中的“拒绝所有修订”选项，如下图所示。

专家答疑

问：接受或拒绝修订可以逐条进行吗？

答：可以。接受和拒绝修订都可以逐条进行，根据每一条修订的情况，选择接受或拒绝这条修订。方法是单击“接受”下拉列表中的“接受并移到下一处”选项，或者是单击“拒绝”下拉列表中的“拒绝并移到下一处”选项。即可对内容逐条修改了。

5.1.2　批注考核制度

修订是进入修订状态在文档中对内容进行更改，而批注是为有问题的内容添加修改意见或提出疑问，而非直接修改内容。当别人对文档添加了批注后，文档的原作者可以浏览批注内容，对批注进行回复或删除批注。

1.添加批注

批注是在文档内容以外添加的一种注释，它不属于文档内容，通常用于多个用户对文档内容进行修订和审阅时附加的一些说明性文字信息。添加批注的方法如下。

第1步：单击“新建批注”按钮。①将光标放到文档中需要添加批注的地方；②单击“审阅”选项卡下“批注”组中的“新建批注”按钮，如下图所示。

第2步：输入批注内容。此时会出现批注窗格，在窗格中输入批注内容，如下图所示。

第3步：为特定的内容添加批注。①选中要添加批注的特定内容；②单击“审阅”选项卡下“批注”组中的“新建批注”按钮，如下图所示。

第4步：输入批注。在右边新出现的批注窗格中输入批注内容，如右上图所示。

第5步：查看批注。添加完批注后，可以逐条查看添加的批注，看内容是否准确无误。如下图所示，单击“审阅”选项卡下“批注”组中的“下一条”按钮。

2.回复批注

当文档原作者看到别人对自己的文档添加的批注时，可以对批注进行回复。回复的内容是针对批注问题或修改意见做出的答复。

第1步：执行回复批注命令。将光标放到要回复的批注上，单击批注框中的“答复”按钮，如下图所示。

第2步：输入回复内容。此时会在批注下方出现回复窗格，输入回复内容即可，如下图所示。

3.删除批注

作者在查看别人对自己的文档添加的批注时，如果不认同某条批注，或是因为某条批注是多余的，可以对其进行删除。方法是：①将光标放到该批注上；②单击“审阅”选项卡下“批注”组中的“删除”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除”选项，如下图所示。

4.调整批注显示方式

Word 2016提供了三种批注显示方式，分别是在批注框中显示批注、以嵌入式方式显示所有修订和仅在批注框中显示批注和格式，用户可以根据需要进行修改。

第1步：更改批注显示方式。①单击“审阅”选项卡下“修订”组中的“显示标记”下拉按钮；②选择“批注框”级联列表中的“以嵌入方式显示所有修订”选项，如右上图所示。

第2步：查看修改显示方式的批注。此时的批注显示方式就更改为如下图所示的方式。将光标放到批注上，会显示详细的批注信息。

专家答疑

问：不同的批注显示方式有什么不同的作用？

答：不同的批注显示方式决定了批注和修订是否显示以及以何种方式显示。

（1）在批注框中显示修订：批注框中只会显示修订内容，而不显示批注内容。

（2）以嵌入式方式显示所有修订：批注框不显示任何内容，当把光标悬停在增加批注的原始文字的括号上方时，屏幕上才会显示批注的详细信息。

（3）仅在批注框中显示批注和格式：批注框中只会显示批注内容而不显示修订内容。